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Post Service Dropscan im Test

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Feli und ich sind meistens für längere Zeit als Digitale Nomaden unterwegs: Digitale Nomaden reisen oft mehrere Monate am Stück und arbeiten von unterwegs mit dem MacBook. 

Eine wichtige Aufgabe die es hierbei zu lösen gilt ist: Wie erreicht mich während meiner Abwesenheit die Briefpost?

Anfang 2013 sind wir ein halbes Jahr in Asien unterwegs gewesen. Die Post haben wir per Nachsendeauftrag an Felis Eltern weitergeleitet. Wenn ein Brief angekommen ist haben sie uns eine E-Mail geschickt und beschrieben von wem der Brief ist. Je nach Wichtigkeit haben wir den Brief dann öffnen und einscannen lassen. Den Scan haben uns dann wieder ihre Eltern per Mail geschickt.

Mittlerweile geht der ganze Prozess mit Dropscan noch einfacher und professioneller.

Dropscan verwandelt Briefpost in digitale Dateien

DropscanDropscan ist ein Internetservice, der Deine Post und Businessunterlagen digitalisiert. Briefpost wird eingescannt und dem Empfänger in der Cloud zur Verfügung gestellt, optional wird die Post zusätzlich auch per Mail zugeschickt. Dropscan sorgt dafür, dass der Briefkasten nicht überquillt wenn man selbst auf Reisen ist und ihn nicht leeren kann. Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Per Nachsendeantrag werden Briefe einfach zu Deiner persönlichen Scanbox von Dropscan nach Berlin weitergeleitet.

So funktioniert Dropscan

Deine Briefpost wird von Deiner Adresse einfach per Nachsendeantrag zu Dropscan umgeleitet und dort werden die geschlossenen Umschläge eingescannt. Auch Deine Freunde und Bekannte können Briefpost direkt an Deine Scanbox mit Berliner Adresse schicken. Du kannst dann von jedem Ort der Welt online entscheiden, was mit dem Brief passieren soll: Du kannst ihn verschlossen lassen oder den Umschlag öffnen und den Inhalt scannen lassen. Die Briefe stehen dann als PDF-Datei im persönlichen Dropscan-Konto zur Verfügung. Auch das Weiterleiten von wichtigen Sendungen in Papierform bietet Dropscan an. Als versichertes DHL-Paket werden alle gewünschten Dokumente, Briefe und Unterlagen an Deine Wunschadresse verschickt. Nicht mehr benötigte Sendungen und Briefe können auf Wunsch kostenlos vernichtet werden. Alle Daten werden selbstverständlich verschlüsselt übertragen.

Preise

Dropscan kann per Flatrate genutzt werden. Für 24,90 Euro im Monat kannst Du unbegrenzt Sendungen empfangen, scannen, archivieren, vernichten oder weiterleiten lassen. Beim „Pay as you Go“ Tarif zahlst Du nur für das was Du auch nutzt: 50 Cent pro empfangene Sendung und Umschlagscan und auf Wunsch wird die Sendung für 1 Euro geöffnet und gescannt.

Dropscan im Test auf unserer Zentralamerika Reise

dropscan-2Seit Anfang Dezember sind wir in Zentralamerika unterwegs und haben uns 3 Scanboxen eingerichtet: 1 Scanbox für Feli, 1 Scanbox für mein Unternehmen und 1 Scanbox für meine private Post.

Sobald der Brief weitergeleitet und bei Dropscan angekommen ist haben wir eine Nachricht per E-Mail bekommen dass  ein neuer Brief eingegangen ist mit dem Scan des Briefumschlags. Ich konnte immer sofort zuordnen von wem der Brief ist und habe dann per Klick veranlasst dass der Brief geöffnet und gescannt wird. 

Nach einigen Wochen habe ich die Einstellungen so verändert dass die Post immer direkt von Dropscan geöffnet und gescannt wird. Die komplette gescannte Post hat man übersichtlich gesammelt im Dropscan Backend und kann mit jeder Sendung einzeln entscheiden ob diese zu einem bestimmten Tag gesammelt weitergeleitet werden soll, archiviert werden soll oder vernichtet werden soll.

Unwichtige Post oder Werbung lasse ich direkt vernichten. Werbung bestelle ich dann auch immer direkt per E-Mail beim Versender ab und widerrufe meine Zustimmung zur Verwendung meiner Daten. Wichtige Post markiere ich zum Versand im März wenn wir wieder zurück sind. Die gesammelten Briefe werden dann per Paket an die gewünschte Adresse geschickt.

Fazit zu Dropscan

Ich kann mir nicht mehr vorstellen ohne Dropscan für längere Zeit unterwegs zu sein. Dropscan bedeutet für mich noch mehr individuelle Freiheit weil mich alle wichtigen Dokumente auch auf Reisen erreichen: unbezahlbar! Zusätzlich erspare ich mir das Scannen der wichtigen Post für meinen Steuerberater und kann schon von unterwegs die Umsatzsteuer Voranmeldung anschieben.  Der Service hat mich 100% überzeugt: Nie mehr ohne Dropscan!


Für Deine Reisen empfehle ich Dir die kostenlose DKB Kreditkarte mit der Du weltweit kostenfrei Geld abheben kannst.

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11 comments

  1. Hey,

    interessante Sache :) Ich überlege auch gerade ob und wenn ja, welchen Service ich nutzen möchte, aber Dropscan hört sich echt super an. Danke für den Erfahrungsbericht.

    Sonnige Grüsse

    Dennis

  2. ingolfby

    Möchte man, dass Dropscan die Briefe nach dem Öffnen/ vor dem Scannen die Unterlagen einsieht und liest?! Oder wie ist es darum bestellt?

    • Dropscan scannt nur dem Umschlag der Post und Du kannst individuell entscheiden ob der Brief geöffnet und gescannt werden soll oder nicht.
      Es gibt auch noch die Option dass Du Dropscan eine generelle Genehmigung gibst alles was ankommt zu öffnen und zu scannen.

      • ingolfby

        Hi Marcus, danke für die Antwort. Das Prozedere ist schon klar. Die Frage ist auch eher, ob Datenschutz gewährleistet ist, wenn die Briefe geöffnet wurden 😉 (Finanzamt, Bank, etc.) Das wage ich zu bezweifeln, schließlich werden diese ja manuell geöffnet. Das sollte man nur wissen, wenn man sich für diese Lösung entscheidet. Ergo. sensible Post muss weiterhin per DHL Paket zugestellt werden.

        • Andersrum macht so eine Dienstleistung besonders Sinn für Briefe aus der Finanzamt, wo man eventuell schnell antworten muss (Mahnung Bedrohung z.B).
          Eigentlich überlege ich gerade, direkt die dropscan ScanBox als Hauptadresse an der Finanzamt zu geben. Das sind ja aus meiner Sicht die wenigen wichtigen Briefe, dass ich gerne so schnell bekommen würde. Für alles anderes könnte die alte Eltern Lösung wie im Intro beschrieben noch genügen (Vertragsadresse geändert z.B. für Versicherung & co)… Und so spare ich mich den Nachsendeantrag der Post und zu viele uninteressante Briefe & Werbung.

          • Marcus
            Author

            So weit ich weiß kannst du die Dropscan Adresse nicht beim Finanzamt angeben. Das muss eine „ladungsfähige Adresse“ sein.

          • Scanbox mit „pay as you go“ eingerichtet! Und an der Steuererklärung angepasst! Im Hauptvordruck der Einkommensteuer kann man eine 2. Adresse definieren (Zeile 31-36), aber dort fehlt der Feld „Adressergänzung“, so doch die Scanbox als Hauptadresse. Meine Steuererklärung habe ich so mit allen Anlagen und einem Brief zu Erklärung der Situation und der Adresse Anpassung gerade geschickt. Mal schauen, wie der Finanzamt reagiert!

        • und zum Thema Sicherheit, was mir noch interessieren würde, ist ob die auto Weiterleitung per Email verschlüsselt sein könnte. Muss ja dropscan nachfragen…

  3. sumselkawumsel

    Ich nutze dropscan seit Beginn des Jahres für meine private Post, und habe damit auch nur positive Erfahrungen gemacht. Hochprofessionell, zuverlässig, und erstklassige Qualität der Scans. So aufgeräumt war meine Papierpost noch nie. Ich hoffe, die Firma ist langlebig :) Danke auch für den Hinweis auf die Einstellungen, damit hatte ich mich noch gar nicht beschäftigt. Künftig wird auch meine Post sofort geöffnet und gescannt.