Feli und ich sind meistens für längere Zeit als Digitale Nomaden unterwegs: Digitale Nomaden reisen oft mehrere Monate am Stück und arbeiten von unterwegs mit dem MacBook.
Eine wichtige Aufgabe die es hierbei zu lösen gilt ist: Wie erreicht mich während meiner Abwesenheit die Briefpost?
Anfang 2013 sind wir ein halbes Jahr in Asien unterwegs gewesen. Die Post haben wir per Nachsendeauftrag an Felis Eltern weitergeleitet. Wenn ein Brief angekommen ist haben sie uns eine E-Mail geschickt und beschrieben von wem der Brief ist. Je nach Wichtigkeit haben wir den Brief dann öffnen und einscannen lassen. Den Scan haben uns dann wieder ihre Eltern per Mail geschickt.
Mittlerweile geht der ganze Prozess mit Dropscan noch einfacher und professioneller.
Dropscan verwandelt Briefpost in digitale Dateien
Dropscan ist ein Internetservice, der Deine Post und Businessunterlagen digitalisiert. Briefpost wird eingescannt und dem Empfänger in der Cloud zur Verfügung gestellt, optional wird die Post zusätzlich auch per Mail zugeschickt. Dropscan sorgt dafür, dass der Briefkasten nicht überquillt wenn man selbst auf Reisen ist und ihn nicht leeren kann. Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Per Nachsendeantrag werden Briefe einfach zu Deiner persönlichen Scanbox von Dropscan nach Berlin weitergeleitet.
So funktioniert Dropscan
Deine Briefpost wird von Deiner Adresse einfach per Nachsendeantrag zu Dropscan umgeleitet und dort werden die geschlossenen Umschläge eingescannt. Auch Deine Freunde und Bekannte können Briefpost direkt an Deine Scanbox mit Berliner Adresse schicken. Du kannst dann von jedem Ort der Welt online entscheiden, was mit dem Brief passieren soll: Du kannst ihn verschlossen lassen oder den Umschlag öffnen und den Inhalt scannen lassen. Die Briefe stehen dann als PDF-Datei im persönlichen Dropscan-Konto zur Verfügung. Auch das Weiterleiten von wichtigen Sendungen in Papierform bietet Dropscan an. Als versichertes DHL-Paket werden alle gewünschten Dokumente, Briefe und Unterlagen an Deine Wunschadresse verschickt. Nicht mehr benötigte Sendungen und Briefe können auf Wunsch kostenlos vernichtet werden. Alle Daten werden selbstverständlich verschlüsselt übertragen.
Preise
Dropscan kann per Flatrate genutzt werden. Für 24,90 Euro im Monat kannst Du unbegrenzt Sendungen empfangen, scannen, archivieren, vernichten oder weiterleiten lassen. Beim „Pay as you Go“ Tarif zahlst Du nur für das was Du auch nutzt: 50 Cent pro empfangene Sendung und Umschlagscan und auf Wunsch wird die Sendung für 1 Euro geöffnet und gescannt.
Dropscan im Test auf unserer Zentralamerika Reise
Seit Anfang Dezember sind wir in Zentralamerika unterwegs und haben uns 3 Scanboxen eingerichtet: 1 Scanbox für Feli, 1 Scanbox für mein Unternehmen und 1 Scanbox für meine private Post.
Sobald der Brief weitergeleitet und bei Dropscan angekommen ist haben wir eine Nachricht per E-Mail bekommen dass ein neuer Brief eingegangen ist mit dem Scan des Briefumschlags. Ich konnte immer sofort zuordnen von wem der Brief ist und habe dann per Klick veranlasst dass der Brief geöffnet und gescannt wird.
Nach einigen Wochen habe ich die Einstellungen so verändert dass die Post immer direkt von Dropscan geöffnet und gescannt wird. Die komplette gescannte Post hat man übersichtlich gesammelt im Dropscan Backend und kann mit jeder Sendung einzeln entscheiden ob diese zu einem bestimmten Tag gesammelt weitergeleitet werden soll, archiviert werden soll oder vernichtet werden soll.
Unwichtige Post oder Werbung lasse ich direkt vernichten. Werbung bestelle ich dann auch immer direkt per E-Mail beim Versender ab und widerrufe meine Zustimmung zur Verwendung meiner Daten. Wichtige Post markiere ich zum Versand im März wenn wir wieder zurück sind. Die gesammelten Briefe werden dann per Paket an die gewünschte Adresse geschickt.
Fazit zu Dropscan
Ich kann mir nicht mehr vorstellen ohne Dropscan für längere Zeit unterwegs zu sein. Dropscan bedeutet für mich noch mehr individuelle Freiheit weil mich alle wichtigen Dokumente auch auf Reisen erreichen: unbezahlbar! Zusätzlich erspare ich mir das Scannen der wichtigen Post für meinen Steuerberater und kann schon von unterwegs die Umsatzsteuer Voranmeldung anschieben. Der Service hat mich 100% überzeugt: Nie mehr ohne Dropscan!
wir sind meist 6-7 Monate im Jahr unterwegs. Früher musste der Briefkasten geleert werden und die Post wochenweise an eine Person unseres Vertrauens geschickt werden. Da dauerte es schon mal bis zu 2 Wochen bis wir über E-Mail Kenntnis von unserer Post erhalten haben und bei besonderen Fällen mit Fristen reagieren konnten Seit 3 Jahren erledigt das für uns DROPSCAN perfekt. Innerhalb von 2 Tagen sind wir auf dem laufenden. Gut finden wir auch dass die Kuverts vorab gescannt werden und man z.B. Werbung kostenlos vernichten lassen kann. Die Kosten der Nachsendung durch die Deutsche Post sind gering. Die Kosten von DROPSCAN sind günstig. Das einzige was man braucht ist ein Internetzugang über PC oder Smartphon. Aber das ist heute kein Problem mehr.
Guten Tag,
da ich im Winter 3 Monate in Florida bin suche ich auch eine Alternative zur Lösung:>> Nachsendeantrag an Bekannte + Scannen und Emailen. << Wobei es immer wieder vorkommt, dass Post doch in meinem Briefkasten landet und nicht gemäss dem Nachsendeantrag umgeleitet wird!
Nun meine Fragen:
1) wie klappt es bei Dropscan mit der Bearbeitung der Post die nicht mit der Deutschen Post versandt wird sondern von deren Konkurrenten? für diese gibt es nach meiner Info keinen Nachsendeantrag
2) Wie hoch ist der Anteil der Postsendung, die von der Deutschen Post transportiert werden, die an der "alten " Adresse landen?
Hey, guter Artikel. Wie ist es beispielsweise, wenn man eine neue Kreditkarte zugeschickt bekommt?
Hallo Feli und Markus, kann der Nachsendeantrag der Post endless laufen oder muss es zwischendurch immer mal wieder regulär (Meldeadresse) laufen? Wie macht ihr das?
Liebe Grüße
Andrea
Der Nachsendeauftrag kann immer wieder neu um maximal 1 Jahr verlängert werden. Das machen wir immer im Oktober für ein neues Jahr.
Best
Marcus
Vielen Dank für die schnelle Antwort 🙂
Ihr seid toll und inspiriert mich immer wieder. Danke 🙂
Hallo,
interessanter Bericht. Ich habe mir gerade eine mailbox beim Konkurrenten Clevvermail eingerichtet. Meine erste Erfahrung dort ist eher schlecht. Sie kannten nicht einmal ihre eigene korrekte Adresse (man hat mir „Hessen“ als Stadt anstatt „Frankfurt/Main“ genannt) und mein Testbrief ist seit 5 Tagen noch nicht gescannt.
So werde ich wohl zu Dropscan wechseln.
WL
“ Digitale Nomaden reisen oft mehrere Monate am Stück und arbeiten von unterwegs mit dem MacBook. “
Und wenn ich nen Ultrabook habe, bin ich kein digitaler Nomade? :O
Ultrabook geht auch klar 😉
Klingt gut.Werbung und andere überflüssige Papiere können so auch vermieden werden 🙂
Hey,
interessante Sache 🙂 Ich überlege auch gerade ob und wenn ja, welchen Service ich nutzen möchte, aber Dropscan hört sich echt super an. Danke für den Erfahrungsbericht.
Sonnige Grüsse
Dennis
Möchte man, dass Dropscan die Briefe nach dem Öffnen/ vor dem Scannen die Unterlagen einsieht und liest?! Oder wie ist es darum bestellt?
Dropscan scannt nur dem Umschlag der Post und Du kannst individuell entscheiden ob der Brief geöffnet und gescannt werden soll oder nicht.
Es gibt auch noch die Option dass Du Dropscan eine generelle Genehmigung gibst alles was ankommt zu öffnen und zu scannen.
Hi Marcus, danke für die Antwort. Das Prozedere ist schon klar. Die Frage ist auch eher, ob Datenschutz gewährleistet ist, wenn die Briefe geöffnet wurden 😉 (Finanzamt, Bank, etc.) Das wage ich zu bezweifeln, schließlich werden diese ja manuell geöffnet. Das sollte man nur wissen, wenn man sich für diese Lösung entscheidet. Ergo. sensible Post muss weiterhin per DHL Paket zugestellt werden.
Mehr Infos zu den Themen Sicherheit und Datenschutz bei Dropscan findest Du hier: https://www.dropscan.de/hilfe
Andersrum macht so eine Dienstleistung besonders Sinn für Briefe aus der Finanzamt, wo man eventuell schnell antworten muss (Mahnung Bedrohung z.B).
Eigentlich überlege ich gerade, direkt die dropscan ScanBox als Hauptadresse an der Finanzamt zu geben. Das sind ja aus meiner Sicht die wenigen wichtigen Briefe, dass ich gerne so schnell bekommen würde. Für alles anderes könnte die alte Eltern Lösung wie im Intro beschrieben noch genügen (Vertragsadresse geändert z.B. für Versicherung & co)… Und so spare ich mich den Nachsendeantrag der Post und zu viele uninteressante Briefe & Werbung.
So weit ich weiß kannst du die Dropscan Adresse nicht beim Finanzamt angeben. Das muss eine „ladungsfähige Adresse“ sein.
Scanbox mit „pay as you go“ eingerichtet! Und an der Steuererklärung angepasst! Im Hauptvordruck der Einkommensteuer kann man eine 2. Adresse definieren (Zeile 31-36), aber dort fehlt der Feld „Adressergänzung“, so doch die Scanbox als Hauptadresse. Meine Steuererklärung habe ich so mit allen Anlagen und einem Brief zu Erklärung der Situation und der Adresse Anpassung gerade geschickt. Mal schauen, wie der Finanzamt reagiert!
und zum Thema Sicherheit, was mir noch interessieren würde, ist ob die auto Weiterleitung per Email verschlüsselt sein könnte. Muss ja dropscan nachfragen…
Ich nutze dropscan seit Beginn des Jahres für meine private Post, und habe damit auch nur positive Erfahrungen gemacht. Hochprofessionell, zuverlässig, und erstklassige Qualität der Scans. So aufgeräumt war meine Papierpost noch nie. Ich hoffe, die Firma ist langlebig 🙂 Danke auch für den Hinweis auf die Einstellungen, damit hatte ich mich noch gar nicht beschäftigt. Künftig wird auch meine Post sofort geöffnet und gescannt.
Netter Artikel vielen Dank werden wir mal probieren 🙂