Briefe empfangen von unterwegs! Digitale Briefkästen im Vergleich – Caya, Dropscan und Co.

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Wer viel reist, kennt das Problem: Berge von Briefen erwarten einen, wenn man wieder zu Hause ist und mit dabei sind meistens auch verpasste Fristen und wichtige Rechnungen, welche schon längst hätten bezahlt sein müssen.

Hast du bisher auch immer Nachbarn oder Familie beauftragt deine Post zu öffnen und dir wichtige Briefe abfotografiert z.B. per E-Mail zu schicken? Um das zu umgehen, gibt es eine Lösung. Den Digitalen Briefkasten. Perfekt geeignet für Vielreisende und digitale Nomaden wie uns und insbesondere auch für diejenigen, welche keinen Wohnsitz mehr in Deutschland haben.

 

Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten?

Deine Post wird per Nachsendeauftrag an einen Scan-Anbieter deiner Wahl geschickt und dieser öffnet und scannt deine Post und stellt sie dir online zur Verfügung. Teilweise kannst du sogar über eine Mobile App auf deine Briefe zugreifen oder du bekommst sie per E-Mail zugeschickt. Je nach Anbieter kannst du deine Post archivieren, sie dir zuschicken oder vernichten lassen.

Da es mittlerweile mehrere Anbieter für die digitalisierte Post gibt, habe ich mal die vier bekanntesten digitalen Briefkastensysteme für dich miteinander verglichen. Jeder Anbieter hat seine Vor- und Nachteile und davon ausgehend kannst du ganz individuell entscheiden, was dir am wichtigsten ist und welcher Anbieter damit am besten zu dir passt.

 

CAYA

[Anzeige] Bei CAYA hast du die Wahl zwischen dem LITE-Tarif (9 € pro Monat) und dem Premium-Tarif (25 € pro Monat). Zudem gibt es für mittlere Unternehmen einen Tarif ab 89 € pro Monat. Zum Testen kannst Du Dir einen kostenlosen Account holen und einmalig 10 Briefe kostenlos scannen lassen. Bei Lite, Premium und Unlimited wird deine gesamte Post gescannt, egal wie viel es ist. Du hast eine eigene CAYA-Postboxadresse und du kannst deine physische Post kostenlos archivieren lassen. Wenn du möchtest, werden dir deine Originaldokumente ein mal im Monat kostenlos zugesendet. Bei allen Tarifen richtet Caya den Nachsendeauftrag für Dich ein. Dabei übernimmt Caya  im Premium Tarif die Kosten hierfür für Dich. Wenn du innerhalb deines Tarifs bleibst, entstehen für dich keine Zusatzkosten, außer du brauchst ein Originaldokument sofort. Mit Hilfe von OCR (Volltextsuche) kannst du deine komplette Post nach Schlagworten durchsuchen und sparst dir so wertvolle Zeit. Spannend: Caya zeigt dir im Interface direkt Absender und Betreff, so dass Du wie bei deinen E-Mails immer den Überblick hast und zum Beispiel Werbung einfach aussortieren kannst.

 

DROPSCAN

Auch bei Dropscan hast du die Wahl zwischen verschiedenen Tarifen. Mit pay-as-you-go (12,90 € pro Monat) entscheidest du nachdem dein Brief vorab gescannt wird, welche Post geöffnet wird und welche nicht. Bei Öffnung zahlst du 1,50 € pro Brief. Möchtest du den Brief vernichten, macht das Dropscan kostenlos für dich. Einlagern kostet dich 14 Tage nichts, danach 0,50 € pro Sendung pro Monat. Eine Weiterleitung der Originaldokumente kostet dich je Sammelsendung 2,50 € zzgl. Versandkosten.

Mit dem Flat20-Tarif für 24,90 € pro Monat hast du 20 Sendungen (Öffnen + Scannen) pro Monat inklusive. Die Archivierung ist dann 90 Tage inklusive und die Vernichtung kostet dich nichts. Einmal im Monat kannst du dir kostenlos deine Originaldokumente zuschicken lassen.

Mit dem Flat40-Tarif für 39,90 € pro Monat hast du 40 Sendungen (Öffnen+Scannen) inklusive, Archivierung 90 Tage inklusive und kostenlose Vernichtung. Auch hier ist eine Sammelsendung deiner Originaldokumente pro Monat inklusive.

Dropscan bietet dir außerdem an, deine Scans direkt in Google Drive, Evernote oder Dropbox hochzuladen. Oder du lässt sie dir einfach per Mail zuschicken oder auf deinem SFTP-Server oder einem AWS S3-Bucket speichern.

 

DIGITALKASTEN

Bei Digitalkasten entscheidest du dich zwischen einer monatlichen oder jährlichen Laufzeit und zwischen einem Basic-Tarif (12 € / 10,80 € pro Monat), Standard (24 € / 21,60 € pro Monat) oder Premium (39 € / 33,15 € pro Monat). Du hast entweder 10, 25 oder 45 Briefe monatlich inklusive und jeweils 90 Tage Archivierung. Bei Standard und Premium mit einer jährlichen Laufzeit ist der Nachsendeauftrag im Wert von 26,90 € enthalten. Möchtest du deine Originaldokumente zugeschickt bekommen, kostet das pro 15 Briefe 2,50 € + Versandkosten.

 

ePOST-SCAN

Auch von der deutschen Post gibt es einen Scan-Service, der ePost-Scan heißt. Du kannst hier zwischen einer Laufzeit von mindestens 7 Tagen bis maximal 1 Monat wählen oder du entscheidest dich für eine unbefristete Laufzeit. Pro Monat zahlst du jeweils 24,99 €. Nach einer etwas aufwendigen Registrierung bekommst du deine digitalisierte Post täglich per E-Mail oder du kannst sie in der App abrufen. Am Ende deiner Laufzeit werden dir die Originaldokumente zugeschickt oder bei einer unbefristeten Laufzeit monatlich. Brauchst du ein Dokument sofort kannst du es dir für 0,62 € zuschicken lassen. Da die Registrierung, wenn man kein E-Post Konto hat, bis zu 3 Wochen dauern kann, lohnt sich das Ganze eher nur bei einer unbefristeten Laufzeit.

Alle Anbieter legen hohen Wert auf Sicherheit, dass heißt du kannst dir sicher sein, dass nur du deine Post liest und niemand anderes. Auch die Scan-Qualität ist bei allen Anbietern sehr gut, sodass du die Scans für wichtige geschäftliche Dinge weiterverwenden kannst. Deine Post erhälst du in der Regel innerhalb von 24h und kannst bei allen Anbietern außer bei Dropscan auch über eine App deine Briefe anschauen.

Suchst du einen bestimmten Brief, kannst du mit Schlagworten (OCR, Volltextsuche) danach suchen und musst nicht ewig lange deine ganze Post durchgehen.

 

Vergleichsübersicht CAYA – DROPSCAN – DIGITALKASTEN – EPOST-SCAN

Fazit

Ich selbst nutze schon seit ca. 6 Monaten Caya in der Premium Version, da sich für mich das als bestes und vor allem stressfreieste Variante zum digitalen Briefempfang herausgestellt hat und ich bin nach wie vor sehr zufrieden damit. Hierzu habe ich auch schon einmal vor ein paar Monaten einen ausführlichen Artikel dazu geschrieben:

Doch egal für welchen Anbieter du dich entscheidest, alles beginnt mit einem Nachsendeauftrag und dann landet deine Post digitalisiert in deinem E-Mail-Postfach. Wenn du viel unterwegs bist, sparst du dir so einiges an Nerven und auch deiner Familie viel Stress. Du versäumst keine Fristen mehr oder amtliche Schreiben und hast für deine Buchhaltung direkt alle Rechnungen auf deinem Laptop. Kein lästiger Papierkram mehr, was deinen Nerven und vor allem auch der Umwelt zugute kommt. Revolutionär!

 

Ibiza hat das Leben von Franzi komplett verändert, weshalb sie nun als Digitale Nomadin und virtuelle Assistentin/ Freelancerin im Bereich Social Media Management in der Welt unterwegs ist. Um ihre Eindrücke von den vielen spannenden Reisen mit anderen zu teilen, updatet sie ihre Follower täglich auf ihrem Instagram-Channel @franzis_footprints und ihrem Reise- und Lifestyleblog www.franzis-footprints.com mit Impressionen und Tipps bzgl. Reisen und ortsunabhängigem Arbeiten.


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