Für digitale Nomaden, Vielreisende und Auswanderer ist die postalische Erreichbarkeit oft ein Problem. Zum Glück gibt es eine Lösung: digitale Briefkästen. Diese Dienste empfangen deine Post, scannen sie ein und machen sie online verfügbar – egal, wo du gerade bist.

In diesem aktualisierten Artikel findest du die besten digitalen Postdienste 2025, samt Preisen, Leistungen und nützlichen Tipps aus der Praxis.

Was ist ein digitaler Briefkasten?

Ein digitaler Briefkasten ist ein physisches Postfach bei einem Dienstleister. Deine Post wird dort angenommen, geöffnet, gescannt und dir als PDF zur Verfügung gestellt. Du kannst dann entscheiden, ob du den Brief löschen, archivieren oder an eine Wunschadresse weiterleiten lassen willst. Einige Anbieter ermöglichen zusätzlich die Entgegennahme und Weiterleitung von Paketen.

Welcher Service für welchen Typ?

• Digitale Nomaden: brauchen oft internationale Adressen und mobile Verwaltung – z. B. Anytime Mailbox.
• Auswanderer & Expats: bevorzugen oft deutsche Adressen (z. B. für Behördenpost) – Caya oder Deutsche Post.
• Freiberufler / Selbständige: achten besonders auf Datenschutz, klare Archivierung – z. B. Dropscan.
• Vielreisende Paare / Familien: profitieren von Family-Tarifen mit mehreren Zugängen – z. B. Caya Family Plan.

Die besten Anbieter 2025

Caya: Der Allrounder für Privatnutzer & Behördenpost

• Preis: ab 12,99 €/Monat
• Ladungsfähig: ✅ Ja (Berlin)
• Apps: ✅ iOS/Android
• Paketweiterleitung: ❌ Nein
• Seit einigen Jahren unser zuverlässiger Partner

Vorteile:

• Intuitive Oberfläche mit OCR-Suchfunktion
• DSGVO-konform & ladungsfähig
• Auch als Family- oder Business-Plan verfügbar

Nachteile:

• Keine Paketweiterleitung
• Zusatzkosten bei Weiterleitungen

🔗 Weiter zur Website von www.caya.com

Unsere Erfahrungen mit Caya

Wir nutzen Caya selbst seit mehreren Jahren für unsere deutsche Korrespondenz – und sind bisher durchweg zufrieden. Die Anmeldung verlief unkompliziert, die Zustellung funktioniert zuverlässig, und besonders die Weboberfläche mit intelligenter Suchfunktion hat uns in der Praxis geholfen, auch ältere Schreiben schnell wiederzufinden. Auch der mobile Zugriff via App ist ein echter Vorteil unterwegs.

Kritisch sehen wir lediglich, dass viele Zusatzleistungen (z. B. physischer Versand, manuelle Bearbeitung) extra kosten – für die meisten Nutzer sind die inkludierten Funktionen im Basistarif aber vollkommen ausreichend.

Unser Fazit: Wer eine zuverlässige, DSGVO-konforme Lösung mit deutscher Adresse sucht, ist bei Caya sehr gut aufgehoben.

🔗 Weiter zur Website von www.caya.com

Dropscan – Für hohe Scanqualität und Business-Kunden

• Preis: ab 12,90 €/Monat (Pay-as-you-go), Flatrates ab 24 €/Monat
• Ladungsfähig: ✅ Ja (Berlin)
• Apps: ❌ Keine dedizierte App
• Paketweiterleitung: ❌ Nein
• Besonderheit: Höchste Scanqualität (600 DPI), gute Integrationen (Dropbox, Google Drive)

Vorteile:

• Ideal für Selbstständige & Freiberufler
• Sehr gute Scanqualität
• Hoher Datenschutzstandard (ISO 27001)

Nachteile:

• Kein App-Zugang
• Fokus auf D/A/CH – keine internationale Flexibilität

🔗 Weiter zur Website von www.dropscan.de

Deutsche Post POSTSCAN – Behördlich akzeptiert & günstig

• Preis: 14,99 €/Monat
• Ladungsfähig: ✅ Ja (Deutsche Post-Adresse)
• Apps: ❌ Nein
• Paketweiterleitung: ❌ Nein

Vorteile:

• Höchste Akzeptanz bei Ämtern und Behörden
• Inkl. monatlicher Weiterleitung der Originalpost
• Keine Zusatzkosten für Briefversand

Nachteile:

• Keine App, kein Scan von Paketen oder Büchern
• Eher begrenzte digitale Funktionen

🔗 Weiter zur Website von www.deutschepost.de

Anytime Mailbox – Für internationale Flexibilität

• Preis: ab 12 €/Monat (je nach Standort)
• Standorte: 2.000+ weltweit (inkl. DE)
• Apps: ✅ iOS/Android
• Paketweiterleitung: ✅ Ja

Vorteile:

• Weltweit nutzbar – ideal für Nomaden & Expats
• Kombinierbar mit Paketen & internationalen Sendungen

Nachteile:

• Interface auf Englisch
• Ladungsfähigkeit deutscher Adressen muss individuell geprüft werden

🔗 Weiter zur Website von www.anytimemailbox.com

PostScan Mail / SnapMailbox – Günstige Alternativen mit weltweitem Fokus

• Preis: ab 8 €/Monat
• Pakete: ✅ Annahme & Weiterleitung
• Sprache: Englisch

Ladungsfähige Adresse & Behördenpost

Eine ladungsfähige Adresse (oft auch „zustellfähige Anschrift“) ist für Gerichte, Ämter und viele Banken zwingend erforderlich. Nicht jeder digitale Briefkasten erfüllt diese Voraussetzung.

Anbieter	Ladungsfähig in Deutschland?	Hinweise
Caya	✅ Ja (echte deutsche Geschäftsadresse in Berlin)	Für Amts– und Gerichtspost geeignet.
Dropscan	✅ Ja (Berlin)	Ebenso behörden- und banktauglich.
Deutsche Post Post‑Scan	✅ Ja (offizielle DP‑Adresse)	Höchste Akzeptanz bei Behörden.
Briefdigital / Binect	✅ Ja	Firmenfokus; volle Zustellfähigkeit.
Anytime Mailbox (DE‑Standort)	⚠️ Meist ja, aber prüfen	Nur Adressen mit „Wohn‑/Geschäftsadresse“-Flag akzeptieren; viele internationale Standorte sind nicht ladungsfähig für deutsche Behörden.
US‑/UK‑basierte Dienste	❌ Nein für DE-Behörden	Für deutsche Amtszustellung nicht zugelassen.

Praxis‑Tipp: Wenn du offiziellen Schriftverkehr (Gerichte, Finanzamt, Bank) erwartest, wähle unbedingt einen Anbieter mit ladungsfähiger deutscher Adresse. Für reine Scan‑Zwecke im Ausland reicht oft eine internationale Lösung, doch Behörden erkennen diese nicht immer an.

Paketweiterleitung & Scanfunktionen im Vergleich

• Kein Anbieter scannt Pakete oder Bücher – diese werden entweder retourniert oder gelagert.
• Paketweiterleitung ist bei internationalen Anbietern wie Anytime Mailbox, iPostal1, PostScan Mail und Co. möglich.
• Caya, Dropscan & Deutsche Post: Keine Paketannahme oder -weiterleitung.

Alternativen: Nachsendeauftrag vs. Postlagerung

Nachsendeauftrag

Die Deutsche Post bietet einen Nachsendeauftrag an, bei dem deine gesamte Post an eine neue Adresse weitergeleitet wird. Buchbar ab 14 Tagen bis zu 24 Monaten.

Pro:

• Offizielle Weiterleitung ohne Anbieterwechsel
• Günstig: ab ca. €23,90 für 6 Monate (Privat)
• Auch für Pakete möglich (gegen Aufpreis)

Contra:

• Nur physische Weiterleitung, keine Digitalisierung
• Nicht für internationale Adressen geeignet
• Keine Übersicht oder Sortierung der Inhalte

Postlagerung

Bei der Postlagerung wird deine Post in einer Filiale gesammelt und kann dort abgeholt werden – für z. B. Reisen oder Umzüge.

Pro:

• Günstig (ab ca. €8,50)
• Gute Lösung bei kurzfristiger Abwesenheit

Contra:

• Nur für bestimmte Zeiträume
• Du musst sie selbst abholen
• Keine digitale Einsicht oder Übersicht

Was digitale Briefkästen (nicht) können

👍 Vorteile:

• Jederzeit digital auf Briefe zugreifen
• Nie wieder wichtige Post verpassen
• Papierlos & ortsunabhängig leben

👎 Nachteile & Einschränkungen:

• Nicht alle Behörden akzeptieren digitale Scans
• Versandkosten für Originale können hoch sein
• Anmeldung teils umständlich (Verifikation)
• Verzögerung durch manuelle Bearbeitung
• Keine Paketscans – dafür bei vielen Anbietern Paketweiterleitung

Tipps aus der Praxis

• Kündigungsfristen beachten: Einige Anbieter binden dich 12 Monate. Flexible monatliche Tarife lohnen sich für Reisen.
• Zusatzkosten einkalkulieren: Versand, Scans, Speicher und Bearbeitung können sich summieren.
• Anbieter mit App bevorzugen: Mobile Verwaltung ist Gold wert.
• Mehrnutzer-Option prüfen: Für Paare oder Familien auf Reisen sehr nützlich.
• OCR & durchsuchbare PDFs: Besonders nützlich zur späteren Archivierung – Dropscan & Caya sind hier stark.

FAQ

Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten? Deine Post wird digitalisiert und dir online bereitgestellt. Du kannst direkt entscheiden, was damit geschehen soll.

Kann ich Post weltweit weiterleiten lassen? Ja – aber achte auf die Zusatzkosten je nach Land.

Gibt es auch Anbieter mit Adressen in Deutschland UND im Ausland? Ja, z. B. Anytime Mailbox bietet deutsche und internationale Adressen.

Was kostet ein digitaler Briefkasten? Zwischen €12,99 (z. B. Caya) und ca. $50/Monat (z. B. NYC-Adresse bei Anytime Mailbox).

Kann ich auch Pakete empfangen oder weiterleiten lassen? Ja – jedoch nicht bei allen Anbietern. Pakete empfangen und weiterleiten ist u. a. bei Anytime Mailbox, iPostal1 und PostScan Mail möglich. Gescannte Inhalte gibt es aber nur bei Briefen.

Sind die Dienste sicher? Die meisten Anbieter arbeiten DSGVO-konform bzw. mit hohen Sicherheitsstandards – besonders Caya (Deutschland).

Was ist mit dem Scanservice der Deutschen Post? Der frühere E-Postscan wurde eingestellt, aber mit Post-Scan bietet die Deutsche Post seit 2023 eine neue Lösung an. Preis: €14,99/Monat, täglicher Scan von Briefen, Originale werden monatlich weitergeleitet. Pakete oder Zeitschriften werden nicht gescannt oder weitergeleitet.

Was ist der Unterschied zum Nachsendeauftrag oder zur Postlagerung? Ein digitaler Briefkasten bietet digitale Übersicht und Verwaltung – ideal für Vielreisende. Nachsendeaufträge sind günstiger, aber physisch. Postlagerung eignet sich für kürzere Abwesenheiten, bietet aber keine digitale Lösung.

Fazit

Digitale Briefkästen sind 2025 eine praktische Lösung für ortsunabhängige Menschen, Vielreisende und Auswanderer. Während Caya für Nutzer mit Fokus auf Deutschland ideal ist, punktet Anytime Mailbox mit internationaler Flexibilität. Dropscan überzeugt durch hohe Scanqualität und Datenschutz – besonders für Freiberufler oder Wenignutzer. Wer Kosten im Blick behält und seine Anforderungen kennt, findet hier garantiert den passenden Anbieter.